Linee guida eventi

La preparazione del Festival 2021

Dopo il successo delle scorse edizioni, si rinnova l’appuntamento annuale con il Festival dello Sviluppo Sostenibile, la grande iniziativa per sensibilizzare e mobilitare la società italiana sui temi della sostenibilità economica, sociale, ambientale e istituzionale e contribuire all'attuazione dell’Agenda 2030 dell'Onu, sottoscritta nel 2015 da 193 Paesi, Italia inclusa.

La quinta edizione del Festival si svolgerà dal 28 settembre al 14 ottobre 2021 in tutta Italia e in rete.

Il Festival rappresenta un’occasione unica per valutare non solo le diverse dimensioni dello sviluppo sostenibile alla luce della pandemia e della crisi economica e sociale che essa sta generando, ma anche le opportunità di reazione alla crisi e di trasformazione del sistema socioeconomico grazie a politiche nazionali ed europee disegnate proprio nell’ottica dell’Agenda 2030.

Al fine di assicurare una migliore organizzazione e la qualità degli eventi, la definizione del cartellone del Festival 2021 verrà curata da un Comitato dedicato alla valutazione degli eventi. Questa nota illustra le linee guida per chi volesse proporre uno o più eventi nell’ambito del Festival.

 

Come candidarsi per organizzare eventi nel Festival 2021

Tutti i soggetti, enti o privati cittadini, interessati a organizzare un evento nel Festival possono candidare una o più iniziative compilando l’apposito modulo (http://festivalsvilupposostenibile.it/2021/proponi-evento/), nel rispetto dei criteri stabiliti nel presente documento.

La compilazione del modulo di iscrizione non implica l’inserimento diretto dell’evento nel calendario del Festival: l’iniziativa sarà esaminata dal Comitato per la valutazione degli eventi conformemente ai criteri e secondo le tempistiche indicate di seguito. Si comunica che tutti i dati inseriti nel modulo online saranno uniformati secondo gli standard redazionali del sito.

Si informa che la realizzazione e i costi di organizzazione degli eventi sono a carico dell’ente organizzatore.

Ciascun evento dovrà rispettare i seguenti criteri stabiliti dal Comitato per la valutazione degli eventi nel Festival:

  • avere una chiara ed esplicita attinenza con i temi dell’Agenda 2030 ed essere riferibili a uno o più dei 17 Obiettivi di sviluppo sostenibile;
  • svolgersi nel periodo del Festival (28 settembre - 14 ottobre), oppure nella settimana precedente alla data d’inizio e in quella successiva alla data di fine del Festival, le quali potranno accogliere ulteriori eventi, costituendo i cosiddetti “Dintorni del Festival” (21-27 settembre; 15-21 ottobre);
  • essere registrato minimo 10 giorni prima della data dell’evento stesso e comunque non oltre il 12 settembre;
  • non avere finalità commerciali;
  • seguire le linee guida di comunicazione e la grafica del Festival.

Il Comitato per la valutazione degli eventi nel Festival comunicherà la propria valutazione della proposta ai soggetti proponenti entro 10 giorni lavorativi dalla data di presentazione della candidatura inviando una e-mail al referente per l’organizzazione dell’evento. Qualora l’esito della valutazione fosse positivo, agli organizzatori verranno fornite le linee guida di comunicazione e la grafica del Festival non appena disponibili, che dovranno essere applicate nei materiali di diffusione dell’evento (es: locandine, programmi, pagine dei siti web, pagine social, ecc.); i materiali privi della grafica coordinata, o che presentino una grafica non conforme alle linee guida di comunicazione, saranno rimossi dai canali ASviS.

Si ricorda che una delle principali opportunità del Festival consiste nell’ampia diffusione del cartellone nei mesi che lo precedono. L’Alleanza, infatti, valorizzerà le iniziative che faranno parte del cartellone attraverso operazioni di comunicazione e diffusione sul sito del Festival, sui social media e la Newsletter, che per tutto l’arco dei 17 giorni saranno dedicate ai temi e alle iniziative del Festival (si segnala che il Festival 2021 avrà come Media Partner Ansa e Rai), offrendo agli organizzatori degli eventi la possibilità di raggiungere un pubblico molto ampio grazie alla notorietà già acquisita con le precedenti edizioni.

Gli organizzatori potranno effettuare modifiche o fornire informazioni aggiuntive sul proprio evento in qualsiasi momento, accedendo nuovamente al portale con le credenziali con cui si è registrato l’evento. Le informazioni aggiornate saranno rese pubbliche a seguito della revisione dei contenuti da parte degli amministratori del sito, che potrà richiedere alcuni giorni.

 

Condizioni di utilizzo

Inviando il modulo l’organizzatore:

  • si impegna a seguire le linee guida di comunicazione e la grafica del Festival;
  • dichiara che l’evento non ha finalità commerciali;
  • si impegna a esplicitare chiaramente nei propri canali che l’evento rientra nel Festival;
  • autorizza il trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR 2016/679;
  • si assume la piena responsabilità con riferimento alla esattezza e veridicità delle informazioni inserite, sollevando l’ASviS da ogni responsabilità connessa alla pubblicizzazione di eventuali informazioni erroneamente inviate e comunicando tempestivamente ogni eventuale modifica;
  • si assume la piena responsabilità con riferimento all’utilizzo delle immagini dell’evento, che dovranno essere libere da diritti;
  • autorizza la conservazione delle foto negli archivi informatici dell’Alleanza e prende atto che le finalità di utilizzo delle immagini sono di carattere informativo e promozionale, sollevando l’ASviS da ogni responsabilità connessa alla pubblicizzazione di immagini improprie o non autorizzate per l’evento.

 

Tipologia degli eventi

Nella realizzazione degli eventi del Festival 2021 si raccomanda di osservare le indicazioni fornite del Governo per fronteggiare l’emergenza legata alla diffusione del COVID.

Secondo queste linee, per gli eventi che contemplano la presenza di pubblico, si consigliano queste modalità:

  • pubblico presente in sala nel rispetto delle misure di distanziamento sociale e protezione individuale. Si incoraggia comunque l’organizzazione di una diretta streaming;
  • presenza di relatori e relatrici in un luogo fisico (esempio uno studio televisivo), con il pubblico collegato in diretta streaming;
  • evento online, dove relatori e relatrici possano intervenire da remoto.

La realizzazione di eventi in forma virtuale offre nuove opportunità per gli organizzatori, tra le quali:

  • la possibilità di raggiungere un numero maggiore di persone;
  • l’eliminazione di eventuali oneri (es. scelta di location e catering, produzione di materiale cartaceo, gestione della segreteria organizzativa e degli spostamenti dei relatori, ecc.).

Al tempo stesso, gli eventi virtuali richiedono:

  • un’accurata gestione degli aspetti tecnici (ad esempio, maggiore cura della grafica delle dirette, necessità di effettuare le prove tecniche con anticipo, possibilità per i relatori di interagire con una regia tecnica);
  • format e contenuti adeguati rispetto alla modalità online (tempi di durata dell’evento ridotti, interventi brevi e ritmi più dinamici, nuove modalità di interazione con il pubblico).

Scopri alcuni consigli pratici su come realizzare il tuo evento virtuale

 

In generale, per gli eventi in presenza o online, oltre ai classici format (conferenze, tavole rotonde, workshop, ecc.) si ricorda che è possibile individuare modalità innovative, sempre nel rispetto delle misure governative di sicurezza per il contrasto alla diffusione del COVID, quali:

  • eventi sportivi per sostenere una causa legata alla sostenibilità;
  • manifestazione artistiche (concerti, spettacoli, mostre, reading, proiezioni, ecc.);
  • laboratori sperimentali che prevedano la partecipazione attiva dei cittadini;
  • attività educative/formative per i più giovani (giochi di simulazione, co-progettazione, utilizzo di attività ludiche per stimolare comportamenti sostenibili, ecc.) che coinvolgano anche l’uso di strumenti comunicativi originali;
  • attività culturali;
  • attività per la riqualificazione di un’area degradata.

 

Promuovere la parità di genere

Per far sì che il Festival possa contribuire a un cambiamento culturale sul tema della parità di genere (punto estremamente rilevante dell’Agenda 2030), si suggerisce che, quando si organizza un evento:

  • sia assicurata una parità di genere all’interno del comitato organizzatore/scientifico (laddove costituito);
  • venga adottata una strategia di equilibrio di genere:
    • organizzando sessioni o tavole rotonde che tengano conto di tale elemento nella scelta degli speaker, evitando la soluzione di coinvolgere le donne solamente nel ruolo di moderatrice e/o presidenti di sessione e considerando, a tal fine, di coinvolgere relatori a diversi livelli (ad esempio, valutare la possibilità di invitare una donna in rappresentanza di una determinata impresa o organizzazione, anche se non detiene una posizione apicale);
    • promuovendo un ambiente inclusivo che non ostacoli la partecipazione femminile;
    • raccogliendo e diffondendo i dati su come l’evento rispetti gli obiettivi di inclusione e di parità di genere.

 

 

Organizzare eventi sostenibili

Organizzare un evento all’interno del Festival dello Sviluppo Sostenibile 2021 sarà un’occasione non solo per trattare i temi dell’Agenda 2030, ma anche per promuovere la sostenibilità nella pratica. In questa logica, le modalità di realizzazione dell’evento stesso sono un modo per comunicare l’impegno per la sostenibilità e creare valore per i partecipanti. Si propongono, dunque, alcune linee guida per una pianificazione che tenga conto della sostenibilità in tutte le fasi dell’organizzazione.

Una prima accortezza riguarda la scelta del luogo dell’evento, il quale dovrebbe assicurare:

  • il giusto spazio per mantenere il distanziamento sociale in linea con le direttive per il contrasto del COVID;
  • l’accessibilità per i disabili rispetto al movimento nello spazio (presenza di ascensori, servizi igienici adeguati, rimozione di ostacoli come l’eliminazione di gradini mediante eventuali rampe rimovibili, individuazione di un referente dell’accessibilità a disposizione per il superamento di barriere architettoniche, ecc.);
  • la possibilità di raggiungere la location a piedi, con i trasporti pubblici o altri mezzi sostenibili;
  • l’efficienza energetica dell’edificio e gestione interna dei rifiuti, dell’acqua e di altre risorse.

Le stesse considerazioni possono essere fatte per la scelta dell’ospitalità dei relatori.

Il catering, ove previsto, è un altro aspetto che incide sull’impatto dell’evento. Quindi:

  • è opportuno non prevedere una modalità buffet per prevenire eventuali contagi da COVID;
  • scegliere prodotti locali, di stagione e provenienti da agricoltura biologica, ma anche prendere in considerazione menù vegetariani e per celiaci;
  • è utile sviluppare delle partnership con associazioni per il recupero degli eventuali prodotti non consumati;
  • per le stoviglie è possibile utilizzare piatti, bicchieri, posate e tovaglioli biodegradabili.

La sostenibilità di un evento passa anche dalla gestione dei rifiuti, che bisogna cercare di ridurre al minimo, evitando ad esempio gli imballaggi e gli articoli monouso. È inoltre opportuno prevedere un sistema di raccolta differenziata con gli appositi contenitori.

La comunicazione dell’evento può essere fatta in modo da ridurre il più possibile l’utilizzo di carta e renderlo più accessibile. Si suggerisce, quindi, di:

  • rendere disponibile online tutti i materiali, ove possibile inviandoli ai partecipanti via e-mail, e prevedere la registrazione tramite web;
  • prevedere servizi come l’interpretariato della lingua dei segni o altre agevolazioni;
  • disegnare i materiali informativi e i contenuti dell’evento per renderli fruibili in più formati per soddisfare le diverse esigenze (cartaceo e digitale, streaming o registrazione audio/video dell’evento, resoconto scritto dei contenuti) e favorendo un’elevata leggibilità e comprensibilità dei testi attraverso adeguate dimensioni e caratteristiche del font e il supporto di immagini.

È possibile, inoltre, neutralizzare le emissioni di CO2 prodotte dall'evento, prevedendo la compensazione delle emissioni; ad esempio, per le edizioni precedenti del Festival, l’ASviS ha attivato una collaborazione con Treedom[1] per quantificare e riassorbire la CO2 prodotta dai tre eventi organizzati dal Segretariato.

 

Invio di materiali a conclusione dell’evento

Saremmo lieti di ricevere il materiale di follow-up del vostro evento per raccontare i risultati degli eventi del Festival attraverso la Newsletter, il sito del Festival e i canali ASviS. Sarà possibile inviare comunicati stampa di conclusione, immagini e altri materiali all’indirizzo: eventi.festival@asvis.net.

 

Contatti

Per qualsiasi informazione relativa agli eventi e la registrazione del proprio evento, contattare l’indirizzo email eventi.festival@asvis.net.

  

[1] https://www.treedom.net/it